5 claves para desarrollar un plan de formación para usuarios finales

La formación del usuario final es una de las claves para la implementación exitosa de cualquier software. En esta serie de publicaciones de blog, proporcionaré una descripción general del proceso. Aunque personalmente no soy formador ni diseñador didáctico, trabajé con algunos profesionales talentosos en un puesto anterior como gerente de proyectos para un programa de aprendizaje a distancia.

En SunView Software, vendemos software fácil de usar y personalizar para el mercado de ITSM. Aunque es fácil de usar, siempre sugerimos que usted y su equipo de implementación aprovechen la asistencia ofrecida por nuestro equipo de servicios de soporte. Como primer paso en cualquier implementación, es necesario que los administradores se pongan al día de manera rápida y eficaz. Pero, ¿cuál es el impacto de un cambio de software o de una nueva implementación en el resto de la empresa?

Parte del proceso para cualquier cambio o publicación debe consistir en capacitar al usuario final. La planificación de esa capacitación debe comenzar mucho antes de que la primera versión esté lista para ser probada. El software de gestión de cambios es un recurso importante y, en la oferta que figura a continuación, incluyo una práctica guía gratuita:

Una búsqueda rápida en línea de formación para usuarios finales arrojó una enorme cantidad de excelentes resultados en cuanto a planes y herramientas de formación específicos para el software. Como he mencionado en entradas de blog anteriores, la curva de aprendizaje de los nuevos productos de Microsoft es bastante pronunciada para el usuario medio, es decir, sus usuarios.

Me recuerda a mi primera llamada al servicio de asistencia del PC, tantas cosas que no sabía ni entendía. ¿De verdad quiere Microsoft que volvamos a sentirnos así? Y lo que es más importante, ¿quiere que sus usuarios opinen lo mismo acerca de la nueva implementación? O mirándolo desde un punto de vista diferente, ¿puede su mesa de servicio satisfacer las demandas de soporte de una fuerza laboral repleta de novatos? De lo contrario, es mejor que se prepare para recibir una formación que abarque toda la empresa.

En su excelente resumen de 2006 sobre la formación de los usuarios finales, titulado Planifique su estrategia de formación sobre la experiencia del usuario final antes del lanzamiento del software, Deb Shinder presenta las 5 claves para una implementación exitosa.

1. Establecer objetivos de entrenamiento

Su primer objetivo al proporcionar formación sobre software a los usuarios finales es minimizar las pérdidas de productividad asociadas con la transición al software. Esto significa que, lo antes posible, debe lograr que alcancen el nivel de habilidad requerido para hacer su trabajo al menos con la misma rapidez y precisión con que lo hacían con el software anterior.

2. Evaluación de las necesidades de los usuarios finales

Un elemento importante a la hora de crear su plan de formación es evaluar los niveles de habilidades técnicas de quienes realmente utilizarán el software a diario.

3. Métodos de impartición de la capacitación

• Instructor práctico individual
• Capacitación práctica dirigida por un instructor al estilo de un aula
• Demostración grupal al estilo de un seminario
• Entrenamiento basado en computadora (CBT)
• Formación autodidacta basada en libros

4. Crear un programa de formación

La formación de los usuarios finales es más eficaz y memorable si se adapta al uso del software por parte de su propia organización, en lugar de a lecciones genéricas.

5. Hacer que su programa de entrenamiento sea escalable

Un programa de formación escalable es lo suficientemente flexible como para adaptarse tanto a un número reducido de usuarios (por ejemplo, cuando se incorporan nuevos empleados a la empresa y necesitan recibir formación sobre el software) como a un gran número (como es necesario en la implementación de un nuevo producto en toda la organización).

En futuras publicaciones de esta serie de capacitación para usuarios finales, analizaremos algunas herramientas útiles en la etapa de planificación; los errores de capacitación de los usuarios finales y más. Por lo tanto, compruébelo con frecuencia y dígame qué está haciendo para capacitar a sus usuarios finales.