Entendendo o gerenciamento de mudanças de TI versus a mudança organizacional

Aparentemente, o termo gerenciamento de mudanças pode parecer um tanto amplo e ambíguo, mas tem significados altamente específicos, dependendo de como é usado na empresa. Uma simples pesquisa no Google retornará vários graus de como os CIOs e as organizações de TI pensam sobre mudanças e o que esses conceitos de gerenciamento significam para as pessoas e os processos implementados.

Mas a questão permanece: afinal, o que significa o termo gerenciamento de mudanças? É importante que os profissionais do mundo da TI entendam a delimitação entre o que é comumente chamado de gerenciamento de mudanças corporativas ou organizacionais e o gerenciamento de mudanças de TI, conforme definido e governado pela ITIL.

Vamos examinar esses conceitos e descobrir suas relações com a organização empresarial moderna.

O que é gerenciamento de mudanças organizacionais?

Uma das definições mais comuns de gerenciamento de mudanças se refere ao Gerenciamento de Mudanças Organizacionais (OCM), que se concentra principalmente nas pessoas de uma organização. TechTarget se refere ao OCM como:

“... uma estrutura para gerenciar o efeito de novos processos de negócios, mudanças na estrutura organizacional ou mudanças culturais dentro de uma empresa. Simplificando, o OCM aborda o lado pessoal do gerenciamento de mudanças.”

Não necessariamente um novo conceito como modelos e processos de gerenciamento de mudanças organizacionais que remontam à década de 1960, o OCM visa trazer um nível de disciplina e estrutura para ajudar os indivíduos que compõem a organização a fazer a transição para novas funções, processos ou simplesmente mudar a forma como trabalham no dia a dia.

Embora não seja incomum que as pessoas considerem a mudança organizacional apenas uma abordagem mais estratégica para treinamento ou comunicação dentro de uma empresa, surpreendentemente, há uma grande quantidade de metodologia e reflexão por trás de como o OCM é estruturado e implementado em uma empresa. A empresa OCM Prosci, adota uma abordagem mais granular para gerenciar mudanças, dividindo-as em três níveis principais:

• Gerenciamento de mudanças individuais — Esse segmento foi desenvolvido para auxiliar as pessoas que precisam fazer uma transição ou mudar com sucesso em suas funções. Usando metodologia da psicologia e da neurociência, a empresa desenvolveu o Modelo ADKAR®, que é um dos modelos mais usados para gerenciar mudanças individuais no mundo atual.
• Gestão de mudanças organizacionais/de iniciativa — Esse nível ultrapassa o nível individual e se concentra mais no nível do projeto; onde equipes de pessoas são treinadas para se alinharem melhor às transições vinculadas ao gerenciamento de projetos.
• Capacidade de gerenciamento de mudanças corporativas — O terceiro nível adota a abordagem mais holística da mudança, pois visa fornecer um conjunto de melhores práticas para que as organizações corporativas desenvolvam suas funções, estruturas, processos, projetos e cultura para melhor. Esse nível de mudança afeta profundamente todas as iniciativas incorporadas na empresa e exige planejamento e execução estratégicos essenciais para alcançar a adesão e a adoção bem-sucedidas de executivos, gerentes e funcionários de nível médio.

O que é gerenciamento de mudanças de TI?

Embora a mudança para a organização se refira às metodologias que envolvem pessoas, processos e cultura, ela tem um significado totalmente diferente quando aplicada ao controle das mudanças que fluem por meio de um sistema de TI, produto ou desenvolvimento de uma plataforma de software. O ITIL se refere ao gerenciamento de mudanças como o processo dentro do estágio de transição de serviço responsável por controlar o ciclo de vida de todas as mudanças e pode ser definido da seguinte forma quando aplicado ao Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM):

“... para garantir que métodos e procedimentos padronizados sejam usados para lidar com eficiência e rapidez de todas as mudanças na infraestrutura de TI de controle, a fim de minimizar o número e o impacto de quaisquer incidentes relacionados no serviço.”

Os eventos de mudança de TI são uma função regular da infraestrutura de TI e podem resultar em uma reação a problemas não planejados ou no alinhamento de requisitos legislativos ou de conformidade impostos. As mudanças também podem ser executadas como resultado de mandatos organizacionais internos projetados para aumentar a eficiência ou refletir iniciativas de melhoria de negócios ou serviços.

Embora empresas menores possam utilizar uma grande variedade de e-mails e planilhas para rastrear e controlar as mudanças dentro da organização, é considerado a melhor prática usar uma solução de software de gerenciamento de mudanças para implementar a automação de processos, manter um histórico de auditoria para fins de conformidade, programar e colaborar em torno das mudanças planejadas, acelerar as aprovações do CAB e muito mais. Deixar de gerenciar e manter uma forte governança dos processos de gerenciamento de mudanças de TI pode resultar em resultados desastrosos para a empresa, como interrupções não planejadas de serviços, penalidades de auditoria de conformidade, vulnerabilidades de segurança e muito mais.